POLITYKA PRYWATNOŚCI ICE_AI

Pilotaż platformy ICE_AI by ADDANGA

Wersja: PRIVACY-PL-PILOT-2026-11-02-v1

Data stosowania: 02.11.2026 r.

1 Administrator i zakres polityki

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem platformy ICE_AI jest ADDANGA sp. z o.o., ul. Domaniewska 37, lok. 2.43, 02-672 Warszawa, Polska, KRS 0000951136, NIP 5252894554, dalej „ADDANGA” lub „Administrator”. Kontakt w sprawach danych osobowych: j.zielinska@addanga.com lub pisemnie na podany adres siedziby, z dopiskiem „Ochrona danych ICE_AI”.

Polityka dotyczy osób odwiedzających platformę, zakładających konto i uczestniczących w pilotażu, a także przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, reprezentantów, pracowników i osób kontaktowych firm oraz potencjalnych partnerów handlowych. Obejmuje również dane osób, które nie mają konta, jeżeli ich dane są zgodnie z prawem wykorzystywane przy poszukiwaniu partnerów B2B.

Dane dotyczące wyłącznie osoby prawnej, które nie identyfikują osoby fizycznej, nie są danymi osobowymi. Polityka znajduje zastosowanie, gdy informacje pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną, w tym przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność. Zasady poufności informacji handlowych wynikają ponadto z umowy pilotażowej i innych właściwych umów.

2 Role ADDANGA i użytkowników

ADDANGA określa cele i sposoby przetwarzania danych potrzebnych do prowadzenia kont, organizacji pilotażu, ochrony relacji handlowych, wyszukiwania i dopasowania partnerów, rozliczeń, obsługi korespondencji i zabezpieczenia platformy. W tym zakresie działa jako administrator danych.

Firma otrzymująca w ramach chronionej relacji dane kontrahenta lub jego reprezentanta co do zasady staje się odrębnym administratorem danych wykorzystywanych do własnych negocjacji, zawarcia i wykonania transakcji. Odpowiada za własną podstawę przetwarzania, obowiązki informacyjne, bezpieczeństwo oraz ewentualny transfer poza EOG. Udostępnienie danych nie upoważnia do ich dowolnego dalszego rozpowszechniania ani marketingu.

Jeżeli odrębna usługa wymaga przetwarzania przez ADDANGA danych wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, role i warunki takiego przetwarzania określa się w odpowiedniej umowie powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Sama niniejsza polityka nie jest umową powierzenia.

3 Zakres i źródła danych

Bezpośrednio od użytkownika otrzymujemy przede wszystkim imię i nazwisko, adres e-mail, dane konta i reprezentacji firmy, informacje o firmie, produktach lub zapotrzebowaniu, preferencjach i wybranym języku, a także korespondencję i dokumenty przekazane w związku z usługą. Dane dostępowe obejmują techniczne informacje potrzebne do uwierzytelniania; hasło jest przetwarzane w postaci skrótu kryptograficznego.

W toku korzystania z platformy powstają dane o sesji, adresie IP, urządzeniu i przeglądarce, zdarzeniach bezpieczeństwa, wyświetlonych rekomendacjach, przebiegu chronionej relacji, udostępnieniu kontaktu i akceptacji dokumentów. Potwierdzenie akceptacji może obejmować datę i czas, identyfikator konta, wersję i skrót dokumentu oraz dane techniczne pozwalające wykazać przebieg czynności.

Dane o firmach i osobach działających zawodowo mogą pochodzić również z rejestrów publicznych, oficjalnych stron firm, opublikowanych zapytań i ofert B2B, od uprawnionych dostawców informacji gospodarczej oraz od klientów lub partnerów, którzy mają podstawę do ich przekazania. Wykorzystujemy dane istotne dla celu handlowego, z uwzględnieniem ich pochodzenia i aktualności. Publiczna dostępność danych nie oznacza zgody na dowolne wykorzystanie.

Nie należy przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, poglądach czy religii, danych o wyrokach skazujących ani kopii dokumentów tożsamości, jeżeli nie są objęte odrębnie określoną i zgodną z prawem procedurą. Dokumenty handlowe należy ograniczać do informacji potrzebnych do danej sprawy.

4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Prowadzenie konta, organizacja pilotażu i wykonanie zamówionej usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba fizyczna jest stroną umowy lub żąda działań przed jej zawarciem. W przypadku reprezentantów i pracowników firmy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadniony interes polega na obsłudze relacji z firmą i komunikacji z jej uprawnionymi osobami.

Wyszukiwanie zawodowych kontaktów B2B, dopasowanie ofert i potrzeb oraz sprawdzanie danych firmy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie niezbędnym do nawiązania i obsługi rzeczywistej relacji handlowej, weryfikacji informacji i ograniczenia ryzyka nadużyć. Przed wykorzystaniem tej podstawy oceniamy niezbędność przetwarzania i równowagę z prawami osoby, biorąc pod uwagę charakter danych, źródło i rozsądne oczekiwania osoby.

Obsługa zapytań, reklamacji i zgłoszeń dotyczących danych: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do charakteru sprawy. Interesem Administratora jest udzielenie odpowiedzi, wyjaśnienie zgłoszenia i wykazanie prawidłowej obsługi.

Rozliczenia, faktury i dokumentacja wymagana przepisami: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, w tym wykazanie zasad rozliczenia prowizji i ochrony relacji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Uwierzytelnianie, kontrola uprawnień, zapobieganie nadużyciom, utrzymanie dostępności i rejestrowanie zdarzeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadniony interes obejmuje bezpieczeństwo użytkowników, danych i infrastruktury oraz możliwość wyjaśniania incydentów.

Dobrowolny marketing elektroniczny: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w zakresie objętym zgodą. Wysyłanie informacji handlowych i marketingu bezpośredniego z wykorzystaniem kanałów elektronicznych następuje również z uwzględnieniem wymaganej uprzedniej zgody na dany kanał, w szczególności zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Założenie konta ani publikacja służbowego adresu e-mail nie stanowią same w sobie takiej zgody.

5 Dane pozyskane z innych źródeł

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, przekazujemy jej wymagane informacje, w tym kategorie danych, ich źródło i informację, czy pochodziły ze źródeł publicznie dostępnych. Informacja jest przekazywana w terminie wymaganym art. 14 RODO: co do zasady najpóźniej w ciągu miesiąca, a gdy kontakt lub ujawnienie danych następują wcześniej, odpowiednio przy pierwszej komunikacji lub najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu.

Osoba może zwrócić się o wskazanie źródła dotyczących jej danych, dostęp do nich, sprostowanie oraz rozpatrzenie sprzeciwu. Ewentualne zastosowanie wyjątku od obowiązku informacyjnego wymaga odrębnej oceny ustawowych przesłanek; nie wynika wyłącznie z faktu, że źródłem był internet.

6 Chronione oferty i udostępnianie kontaktów

Przed przejściem wymaganych etapów chronionej relacji informacje prezentowane klientom są ograniczane, w szczególności przez ukrycie bezpośrednich danych kontaktowych i zastosowanie identyfikatorów. Jest to mechanizm ograniczenia ujawniania i może stanowić pseudonimizację. Jeżeli ADDANGA zachowuje możliwość powiązania informacji z osobą, nie traktujemy tych informacji jako całkowicie anonimowych.

Dane potrzebne do kontaktu i dalszej współpracy udostępniamy uprawnionym uczestnikom konkretnej sprawy, w zakresie uzasadnionym jej etapem, rolą stron i właściwą podstawą prawną, po spełnieniu wymaganych warunków procesu. Sama akceptacja polityki prywatności nie jest nieograniczoną zgodą na ujawnienie danych każdemu użytkownikowi.

Ochrona relacji handlowej ani postanowienia o zakazie omijania platformy nie wyłączają praw osoby wynikających z RODO. Informacje mogą być zachowane na potrzeby rzeczywistych roszczeń lub obowiązków ustawowych tylko w niezbędnym zakresie.

7 Sztuczna inteligencja i tłumaczenia

ICE_AI wykorzystuje automatyczne mechanizmy analizy ofert i potrzeb, dopasowania partnerów, wyszukiwania informacji, tłumaczeń oraz pomocniczej oceny danych gospodarczych. Przetwarzane są informacje potrzebne do wykonania danej funkcji; zależnie od sprawy mogą obejmować także dane zawodowe osób kontaktowych i fragmenty korespondencji lub dokumentów.

Do dostawców usług AI i tłumaczeń przekazywany jest zakres danych potrzebny do konkretnego zadania, z uwzględnieniem minimalizacji. Wyniki mogą zawierać błędy i wymagają oceny w kontekście sprawy. Tłumaczenie pomocnicze dokumentu nie zmienia jego utrwalonej wersji źródłowej ani zarejestrowanej akceptacji.

Dopasowanie lub rekomendacja nie zawierają za użytkownika umowy handlowej. Automatyczne kontrole statusu i uprawnień mogą wpływać na dostęp do funkcji lub przejście sprawy do kolejnego etapu. Użytkownik może zakwestionować błędne dane lub wynik i zwrócić się do ADDANGA o wyjaśnienie oraz ocenę przez człowieka.

Jeżeli w określonym procesie miałyby być podejmowane wyłącznie automatyczne decyzje wywołujące wobec osoby skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływające, proces wymaga odrębnego określenia podstawy, zasad i zabezpieczeń z art. 22 RODO oraz przekazania stosownej informacji przed jego zastosowaniem. Niniejsza polityka nie stanowi zgody na takie decyzje ani na dowolne wykorzystanie danych do trenowania modeli.

8 Odbiorcy danych i dostawcy usług

Dostęp do danych mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące platformę oraz dostawcy hostingu i baz danych, usług AI i tłumaczeń, obsługi korespondencji i komunikacji, płatności, księgowości, wystawiania dokumentów i wsparcia prawnego. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie ADDANGA powinny być związane odpowiednimi warunkami powierzenia; odrębni administratorzy odpowiadają za własne cele i obowiązki.

W środowisku pilotażowym wykorzystywana jest infrastruktura Render. Funkcje AI i tłumaczeń korzystają z usług OpenAI oraz, zależnie od wybranej i dostępnej funkcji, Laniqo. Dla tłumaczeń treści interfejsu i dokumentów prawnych nie jest stosowany publiczny mechanizm awaryjny MyMemory. Ewentualne użycie publicznego dostawcy tłumaczeń dla materiałów rynkowych wymaga ograniczenia ich do informacji przeznaczonych do takiego udostępnienia.

Stripe jest wykorzystywany w odrębnym procesie obsługi płatnego abonamentu; w zakresie niektórych czynności może działać jako odrębny administrator, a w innych jako podmiot przetwarzający. Informacje o jego przetwarzaniu są dostępne na stripe.com/privacy. Bezpłatny pilotaż nie wymaga podania karty. Jeżeli użytkownik wybiera odrębną ofertę płatną, dane karty podaje w środowisku operatora płatności; ICE_AI nie przechowuje pełnego numeru karty ani kodu CVC.

Partnerzy handlowi, logistyczni, finansowi lub weryfikacyjni otrzymują dane tylko w zakresie dotyczącym rzeczywiście uruchomionej usługi i na właściwej podstawie. Sama możliwość integracji z dostawcą lub widoczność jego nazwy nie oznacza, że dane każdej osoby są mu przekazywane. Organy publiczne otrzymują dane w przypadkach przewidzianych prawem.

9 Komunikacja operacyjna i marketing

Wiadomości niezbędne do obsługi konta, bezpieczeństwa, realizacji wybranej usługi i określonej sprawy handlowej są odróżniane od dobrowolnego marketingu. Odmowa marketingu nie blokuje udziału w pilotażu. Wycofanie zgody marketingowej nie wyłącza korespondencji rzeczywiście potrzebnej do wykonania umowy, obowiązku prawnego lub obsługi zgłoszenia.

SMS i WhatsApp mogą być używane tylko w ramach rzeczywiście uruchomionego i dopuszczonego kanału komunikacji, przy spełnieniu właściwych wymagań prawnych i zasad dostawcy. Opis takiego kanału w polityce nie oznacza, że jest już aktywny. Przy korzystaniu z usług WhatsApp lub innych zewnętrznych komunikatorów zastosowanie mają również informacje o przetwarzaniu danych udostępnione przez ich operatorów.

Zgodę można wycofać przez kontakt z ADDANGA oraz za pomocą udostępnionej funkcji rezygnacji. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Zakres ewentualnej zgody na przetwarzanie danych oraz zakres zgody na konkretny kanał komunikacji są rozpatrywane zgodnie z ich treścią.

10 Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy

Obecne środowisko aplikacji i bazy danych pilotażu korzysta z infrastruktury Render w regionie Oregon w Stanach Zjednoczonych. Dostęp lub dalsze przetwarzanie poza EOG mogą również wynikać z korzystania z usług AI, płatności i komunikacji oraz ich podwykonawców. Nie zakładamy zatem, że wszystkie dane pozostają wyłącznie w Polsce lub Unii Europejskiej.

Transfer danych wymaga podstawy z rozdziału V RODO. Zależnie od konkretnego odbiorcy może nią być obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w tym w odniesieniu do właściwego podmiotu objętego EU-US Data Privacy Framework, albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, wraz z oceną transferu i dodatkowymi środkami, jeżeli są potrzebne. Sam wybór usługi lub kraju docelowego nie potwierdza spełnienia tych warunków.

Dokumentacja Render przewiduje mechanizmy transferowe w jego DPA; ich zastosowanie do konkretnego konta, zakresu danych i dalszych odbiorców wymaga weryfikacji przez ADDANGA przed publikacją finalnej informacji o transferach. Na podany adres kontaktowy można wystąpić o informację o właściwym odbiorcy, państwie i zastosowanych zabezpieczeniach oraz o kopię odpowiednich zabezpieczeń, z ochroną tajemnic i praw osób trzecich.

Ujawnienie danych uczestnikowi transakcji w państwie poza EOG również wymaga odrębnej oceny warunków transferu. Akceptacja niniejszej polityki nie jest ogólną zgodą na dowolne transfery, a wyjątki z art. 49 RODO nie służą zastępowaniu wymaganych zabezpieczeń przy stałym korzystaniu z usług.

11 Okresy przechowywania danych

Zakończenie 30-dniowego pilotażu kończy uprawnienia wynikające z tego dostępu, ale nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych tego samego dnia. Stosujemy odrębne okresy dla danych konta, dowodów umownych, rozliczeń, kontaktów i bezpieczeństwa. Poniższy harmonogram określa okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych.

Dane potrzebne do prowadzenia konta
Przez okres konta; po jego zamknięciu usunięcie lub odłączenie danych niepotrzebnych do innych celów w ciągu 30 dni. Wyjątek dotyczy wskazanych niżej dowodów, rozliczeń i roszczeń.

Sprawy handlowe i dowody akceptacji
Przez wykonywanie umowy i rozliczenie sprawy, następnie przez właściwy okres przedawnienia roszczeń. Co do zasady roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach; dla pozostałych może mieć zastosowanie termin 6-letni. Bieg i koniec terminu ustala się według właściwych przepisów, z uwzględnieniem jego przerwania lub zawieszenia.

Faktury i wymagane dowody podatkowe
Przez okres wymagany właściwymi przepisami. Dla przedawnienia zobowiązań podatkowych zasadniczo jest to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; ustawowe zdarzenia mogą zmienić ten termin.

Pozyskane kontakty bez nawiązanej współpracy
Weryfikacja przydatności i aktualności co najmniej co 12 miesięcy od pozyskania lub ostatniego merytorycznego kontaktu. Bez aktualnej podstawy dalszego przetwarzania dane są usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

Rutynowe logi techniczne i bezpieczeństwa
Co do zasady do 90 dni od zdarzenia. Wyodrębnione dane dotyczące rzeczywistego incydentu mogą być przechowywane dłużej przez czas wyjaśnienia i ochrony konkretnych roszczeń.

Marketing i ewidencja rezygnacji
Dane na potrzeby wysyłki do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu. Minimalny dowód zgody, wycofania i lista blokująca ponowną wysyłkę są zachowywane w zakresie potrzebnym do wykazania zgodności i respektowania rezygnacji; przegląd zasadności co najmniej raz w roku.

Kopie bezpieczeństwa
Rotacyjnie, według zatwierdzonego cyklu nie dłuższego niż 90 dni. Dane usunięte z systemu roboczego pozostają w kopiach tylko do ich rotacyjnego zastąpienia; po odtworzeniu ponownie stosuje się wykonane wcześniej dyspozycje usunięcia.

Po upływie właściwego okresu dane usuwa się lub nieodwracalnie anonimizuje. Dłuższe zachowanie wymaga konkretnej podstawy i ograniczenia zakresu oraz dostępu; samo możliwe przyszłe zainteresowanie handlowe nie uzasadnia bezterminowej retencji.

12 Prawa osoby i sposób składania wniosków

W granicach określonych RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy, przy spełnieniu ustawowych warunków.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W takim przypadku zaprzestajemy przetwarzania, chyba że wykażemy wymagane prawem nadrzędne podstawy albo przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego powoduje zaprzestanie przetwarzania w tym celu.

Wniosek można przesłać na j.zielinska@addanga.com lub na adres siedziby. Nie trzeba zakładać konta. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia; nie żądamy rutynowo kopii dokumentu tożsamości.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; w ciągu pierwszego miesiąca informujemy o przedłużeniu i jego przyczynach. Odmowa lub ograniczenie realizacji żądania wymagają uzasadnienia i informacji o dalszych środkach ochrony.

Przysługuje Ci prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. Nie wyłącza to prawa do wniesienia skargi do innego właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie zwykłego pobytu lub pracy w EOG, ani ochrony sądowej.

13 Dobrowolność i konsekwencje niepodania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako niezbędne do konta, identyfikacji reprezentanta lub wykonania określonej usługi są warunkiem jej realizacji. Ich niepodanie może uniemożliwić założenie konta, weryfikację uprawnienia do działania w imieniu firmy lub obsługę sprawy. Dane wymagane przepisami muszą być podane w zakresie wynikającym z tych przepisów.

Potwierdzenie zapoznania się z polityką służy wykazaniu udostępnienia informacji. Nie jest zgodą na wszystkie cele przetwarzania i nie zastępuje właściwej podstawy prawnej. Zgoda marketingowa jest odrębna i dobrowolna; jej brak nie może być traktowany jak odmowa udziału w pilotażu.

14 Pamięć przeglądarki i bezpieczeństwo

Platforma wykorzystuje pamięć przeglądarki, w tym localStorage, do obsługi sesji, wybranego konta lub firmy i ustawień, takich jak język interfejsu. W tej pamięci mogą znajdować się informacje dostępowe, dlatego należy chronić urządzenie i wylogować się po korzystaniu z urządzenia współdzielonego. Samo zamknięcie karty nie zawsze oznacza wylogowanie.

Technologie niezbędne do usługi żądanej przez użytkownika odróżniamy od opcjonalnej analityki i reklamy. Jeżeli wykorzystanie technologii innych niż niezbędne wymaga zgody, jest ona odbierana odrębnie, przed ich uruchomieniem. Szczegółowy wykaz aktywnych technologii i ich okresów działania powinien odpowiadać faktycznej konfiguracji danego środowiska.

Zabezpieczenia obejmują w szczególności ochronę transmisji, uwierzytelnianie, kontrolę uprawnień i rejestrowanie zdarzeń. Zakres dodatkowych środków, w tym szyfrowania dokumentów, kopii i procedur odtwarzania, musi odpowiadać rzeczywiście wdrożonej konfiguracji. Polityka nie stanowi potwierdzenia certyfikacji ani gwarancji braku każdego incydentu. W przypadku naruszenia ADDANGA wykonuje obowiązki zgłoszenia i zawiadomienia, jeżeli wymagają tego przepisy.

15 Wersje językowe i aktualizacja polityki

Pełna polityka jest udostępniana bez logowania, przed zebraniem danych w formularzu rejestracji. Wersja źródłowa i jej identyfikator są utrwalane niezależnie od pomocniczych tłumaczeń. Użytkownik powinien móc pobrać dokument i zapoznać się z nim przed zaznaczeniem potwierdzenia.

Polityka może zostać zaktualizowana w związku ze zmianą usług, odbiorców danych lub przepisów. Istotna zmiana jest komunikowana odpowiednio do jej zakresu, a nowy cel przetwarzania jest wyjaśniany przed jego zastosowaniem. Aktualizacja polityki nie zastępuje zgody, jeżeli jest ona wymagana, i nie przepisuje historycznej akceptacji dokumentów.